L’organisation d’un événement n’est pas chose simple. Qu’il s’agisse d’un événement professionnel, d’une fête privée ou d’une réception de bienfaisance, il existe toujours des tâches à réaliser et des détails à peaufiner, et ce, même le jour J. Il faut également s’assurer que les invités ne manquent de rien et que les prestataires fassent parfaitement ce pour quoi ils ont été engagés. Pour éviter toute source de stress et garantir la réussite de l’événement, il existe quelques astuces efficaces que vous pourrez essayer.
Planifier l’événement dans ses moindres détails
La clé principale qui permet la réussite d’un événement, quel qu’il soit, est la planification de celui-ci dans les moindres détails. Pour éviter d’oublier des points importants, prenez le temps de rédiger un plan ou une check-list. Il doit inclure à la fois les objectifs de l’événement et le côté logistique.
Pour mieux vous organiser, l’idéal est de commencer par établir la liste des activités à effectuer en premier. Pour progresser, pensez à indiquer dans le plan la durée à respecter pour les accomplir. Cela vous permettra non seulement d’avancer dans l’organisation de l’événement, mais aussi de vérifier que tout fonctionne comme il se doit.
Si vous laissez le champ libre à votre équipe, elle pourra perdre son temps à discuter ou à faire des pauses. Par contre, si vous chronométrez leur vitesse de travail, vous pouvez être sûr qu’elle fera de son mieux pour effectuer les tâches dans les temps. À noter que ce conseil vaut également pour l’organisation d’un événement digital.
Créer un agenda de l’événement
Pendant que vous rédigerez le plan, demandez à un autre responsable d’établir l’agenda de l’événement. Sur ce dernier doit se trouver la date de l’événement en question. Pour la choisir, l’idéal est important de trouver une journée qui puisse convenir à tous vos invités. Celle-ci ne doit pas être trop rapprochée dans le temps ni trop loin. Il faut que vos invités puissent se préparer, mais ils ne doivent pas pour autant oublier la date exacte de l’événement. Pour vous assurer qu’ils seront libres, donnez-leur au moins une marge de 15 jours. Quelques jours avant le jour J, pensez à les envoyer un rappel pour demander une confirmation.
Outre la date, choisissez l’endroit où il se déroulera. Pour trouver la salle de réception parfaite, déterminez en premier le type de salle qui correspond à vos besoins et exigences. Vous devez notamment vous assurer que l’espace puisse accueillir tous vos invités sans que ces derniers ne se sentent pas trop serrés. L’espace doit rester aéré pour qu’ils puissent aller et venir en toute liberté. Si possible, visitez le site pour avoir une meilleure visibilité du lieu et de ce que vous pourrez en faire. Gardez en tête une image des décorations à apporter lorsque tout sera mis en place, c’est-à-dire quand les tables et chaises seront à leur emplacement. Vérifiez également l’emplacement des cocktails si ces derniers sont au programme. Une fois sur place, renseignez-vous sur la disponibilité de la salle. Si elle est déjà réservée à la date prévue, il vous faudra chercher un autre lieu et rapidement.
Définir un budget pour la réalisation de l’événement
Pour éviter de dépenser plus que les moyens à disposition, définissez en amont votre budget. Cela vous permettra de contrôler les coûts de votre événement. Vous devrez notamment insérer dans votre calcul la location de la salle, le repas, les équipements divers tels que le matériel audiovisuel ou encore les cadeaux à donner aux invités.
Pour faire face aux imprévus, pensez à mettre de côté une réserve d’au moins 10 %. N’oubliez pas le coût des invitations, du marketing et des nombreuses annonces s’il s’agit d’une réception professionnelle. Pour réaliser une bonne affaire, n’hésitez pas à comparer les offres. De nombreux entreprises, magasins et traiteurs font des rabais si vous louez le maximum d’équipement et d’accessoire chez eux.
Il existe également quelques adresses qui se spécialisent dans l’évènementiel. Celles-ci proposent un large choix d’objets que vous pourrez acheter ou louer à petit prix. Toutefois, pour éviter les mauvaises surprises, pensez à essayer le matériel avant de signer un quelconque contrat. Pour avoir une garantie, demandez également à rédiger des accords par écrit. Cela vous évitera de payer des frais de réparation pour des outils déjà endommagés. Dans tous les cas, fixez-vous un budget que vous aurez besoin de respecter autant que possible. Organisez-vous en fonction de ce dernier pour éviter de payer les surplus de vos propres poches.
Répartir les responsabilités
L’organisation d’un événement se fait généralement en équipe. Dans le cas contraire, vous pouvez être sûr que tous vos événements seront un échec. Bref, quels que soient l’événement à célébrer ou ses objectifs, il est important de répartir les responsabilités. Pour ce faire, commencez par déterminer les tâches à réaliser, et ce, dans les moindres détails. Une fois que vous aurez fini de dresser la liste des choses à faire, répartissez les tâches entre chaque membre de votre équipe. Assurez-vous que chacun ait la capacité d’effectuer les missions qu’on lui a confiées. Cela concerne à déléguer les tâches pour le bon déroulement du stade de la préparation et de la réception en elle-même.
Si besoin, répartissez les responsabilités par zone. Cela vous évitera les malentendus au sein de chaque groupe. Vous pourrez notamment créer une équipe qui prendra en charge la zone de réception. D’autres équipes se focaliseront sur les inscriptions diverses. S’il s’agit d’un événement promotionnel de vos produits, une équipe aura pour mission d’assurer la comptabilité et une autre de s’occuper de la vente. Si votre événement est couvert par la presse, choisissez une personne capable d’expliquer l’événement dans les moindres détails. Cette dernière doit également pouvoir connaître la base de la communication pour éviter d’envoyer un message négatif aux téléspectateurs sans même s’en rendre compte. Pour que chaque équipe comprenne exactement ce que vous attendez d’eux, rédigez un document dans lequel elle trouvera les responsabilités assignées.
Faire appel aux services d’un expert spécialisé
Si l’événement est assez important et que sa réussite détermine votre avenir professionnel ou celui de votre entreprise, n’hésitez pas à engager un expert en évènementiel. Ses compétences et ses expériences pourront vous aider à peaufiner les détails ou à optimiser les idées que vous avez en tête. Une agence spécialisée dans l’organisation d’évènement connaît également différents prestataires de confiance. Cela vous évitera de perdre votre temps à comparer les offres qui vous semblent intéressantes ou à chercher le traiteur idéal.
Grâce à son réseau, cet expert pourra trouver à votre place les prestataires qui répondent le plus à vos exigences. Ce point vous sera également avantageux dans le sens où ils pourront négocier les prix. Vous pouvez donc être sûr que, quel que soit votre budget, cela n’empêchera pas d’organiser un événement réussi.
Il est par ailleurs important de prendre le temps de choisir le professionnel qui va vous accompagner. Celui-ci doit pouvoir être réactif, disponible et créatif. Il doit également avoir dans ses manches des astuces pour solutionner les imprévus. Son travail ne consiste pas seulement à vous aider dans les préparations. Sa mission principale consiste à s’assurer que tout se déroule correctement, et ce, jusqu’à la fin de la journée. C’est-à-dire jusqu’à ce que tous les invités et participants soient partis.